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利用OA軟件提升行政管理方案--中科服OA管理系統

來源:     發布時間:2019-11-07 09:13:58      文章分類:網站知識

一、行政管理:

  1、新增職能部門,行政管理職責劃分未明確;

  2、行政費用預算不足,各部門年度計劃和目標未細化明細并未上報;

  3、無人均行政辦公費用管理概念。

  具體解決建議:

   4、對以往部門成立的費用進行統計,作為基礎數據,對下一步新部門成立做預算依據。

   5、行政費用的劃分和監控,明確費用監控責任人,費用控制范圍的確定,提高全員成本控制意識,統計往年行政費用總數,分析人均行政費用基數,為成本預算管理提供數據支持。

   6、以財務費用劃分為標準,明確行政費用劃分標準和具體明細,請分公司各部門根據具體情況,對部門內部行政費用作出預算,經部門經理審核,總經理審批后,分公司全員實行預算管理辦法,特殊要求經總經理審批以后方可實施。

   7、預算結合新增人員費用進行分析,估算出各部門人員增減情況可能產生的人均成本(包含日常辦公用品、固定資產、通訊費用、車輛使用可能產生的費用),根據各部門人員變動情況作出費用預算。

   8、每個部門申購前做好計劃和預算,上報綜合部統一審核批準后執行,按照部門預算費用進行管理,超出預算費用則由部門自行承擔,或從下月預算中進行扣除。

   9、對通訊費用的監控(固定電話和辦公寬帶費用的統計匯總登記造冊);須有詳細使用部門、產生費用的明細。

 二、辦公用品費用控制和固定資產管理:

    1、明確日常辦公用品的范圍和申購流程和審批流程,制定完善的入庫和領用記錄,分析日常需求的常用項目和基本開支,定期進行盤點和統計;

    2、制定完善的資產管理制度,嚴格按照資產管理制度進行實施和管理,對分公司資產進行盤點,造冊,按個人和部門進行區分和統計,并強化個人使用資產的規范化、責任感,除分公司資產管理專員以外,禁止分公司員工私自調換個人使用資產,每人擁有自己的個人資產表格,須負責個人資產的保管和使用維護;

    3、各部門、各項目的行政管理人員需進行培訓,在申報流程嚴格把關,堅持節約使用、循環使用的原則,盡量精簡上報審批的物品,控制在制度允許范圍內,特殊需求須經總經理審批。

    4、固定資產的申購須嚴格按照總公司資產申購流程進行審批,審批通過后由總公司統一采購(特殊物品,須經審核通過后,由實際使用部門自行購買,明細、發票提供給行政部登記造冊統計);

   5、固定資產出現故障需要維修時,應統一上報分公司資產管理員并詳細說明基本情況,由資產管理員按維修申請流程進行審批后,統一聯系維修廠家進行維修;并且對資產維修的費用、項目做詳細登記,結合考慮資產折舊、維修成本和購買新資產之間的權重;

   6、固定資產的報廢須嚴格按照資產報廢處理流程,進行逐級審批,方可進行資產報廢;

   7、定期對分公司資產進行盤點,如發生資產轉移,資產管理員須及時做出資產信息更新。大件、高價值部門共用固定資產,須指定相關責任人。

 三、檔案管理:

  分公司檔案管理的劃分(人事檔案、合同檔案、紅頭文件檔案)。

    1、細化檔案管理類別,所有檔案分公司都必須存原件一份,檔案信息按照《檔案管理制度》嚴格區分,查詢快捷、準確。

    2、檔案編號和檔案目錄要能反映檔案基本內容,便于檔案查詢;

    3、分公司檔案管理員要進行相應培訓,如分公司檔案管理人員出現變更,要及時通知總公司檔案管理員,分公司的檔案管理方法應和總公司的管理模式一致;

    4、分公司綜合部管理人員要對分公司檔案管理工作不定期(建議以月度為周期)進行抽查和指導,根據檔案管理的情況,給以檔案管理人員相關獎懲(可在績效考核過程中體現)。

    5、檔案的保存和銷毀嚴格按照公司檔案管理制度相關規定實施。

  四、印章和證照管理:

   1、所有分公司的證照原件由分公司檔案管理員統一保管,并制作目錄,對于時效性證照,必須于時效期限兩個月前告之證照變更辦理人員,及時辦理變更;

    2、分公司其他部門如需要使用證照原件時,遞交使用申請表格。經分公司總經理審核通過以后方可從分公司借出使用。

    3、分公司印章管理(包含分公司公章和負責人印鑒)統一由分公司綜合部經理保管;

    4、分公司印鑒的使用須嚴格經過分公司的審核程序,審核通過后方可使用分公司印鑒。

    5、分公司印鑒的借出,須經過總經理審批方能借出,且保證有分公司兩名以上成員在場,分公司印鑒借出不能超過半個工作日,必須當日歸還,如遇特殊情況,須經總經理審批。

五、OA系統實施:

    1、公司OA系統的實施目的是為了實現企業的信息化管理和無紙化辦公,能更好地實現綠色、經濟辦公,節約公司運作成本,所以在OA系統調研過程中需要各個部門積極配合,并深入思考本崗位、本部門崗位操作過程中的管理重點工作和流程,這樣才能在系統中得到有效實施,提高工作效率。

    2、OA系統中需要的硬件支持須保證系統運作的穩定、安全,保證信息保存的安全性。

    3、OA系統正式實施以后,應及時(一周內)培訓,使全員能夠及時、熟練操作,改變以往工作方式,逐步實現信息化管

    4、OA系統實施以后分公司信息化管理專員須綜合分析分公司基本軟件的版本信息,應統一分公司內部軟件使用版本,以避免因電腦配置、系統不同而出現的兼容性問題;

    5、規范分公司成員網絡使用環境,避免個人電腦出現病毒攻擊系統而出現影響后臺運作。

    6、為維護數據安全,分公司要購買防火墻、殺毒軟件、數據監控等相關安全軟硬件設施。

    以上針對行政管理工作的管理方法的提升主要還是從工作流程的合理化和高效化入手,目的是有效節約公司管理成本,提高公司辦事效率,從而達到節能減排、降低行政費用的效果。

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